Prestando contas no condomínio

Ser síndico é uma função que exige muito comprometimento, seja ele morador ou profissional. Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente. Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais. Parte do processo de transparência, a prestação de contas do condomínio anual, é obrigatória conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil. É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão

Separamos aqui algumas dicas e termos para ajudar você a elaborar a prestação de contas de condomínio, deixando os condôminos mais satisfeitos com a sua gestão.

O que é prestação de contas?

A prestação de contas é a necessidade da apresentação de relatórios com informações sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período. Esse tipo de documentação precisa conter dados detalhados sobre patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas.

De modo conjunto, é necessário que se apresente toda a documentação original, uma vez que é ela que comprovará as despesas e receitas e assim, irá garantir o valor jurídico à prestação de contas.

De maneira resumida, pode-se afirmar que a prestação de contas é a comprovação de todos os gastos e ganhos de um empreendimento.

Qual é o objetivo da prestação de contas?

A prestação de contas tem como objetivo demonstrar toda a movimentação financeira do condomínio, ou seja, mostrar aos condôminos de onde vêm as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de permitir um planejamento para gastos e necessidades futuras.

 

Quem deve fazer a prestação de contas?

A prestação de contas deve ser feita pelo síndico durante assembleia geral. Isso não significa que toda a montagem e estruturação do processo deve ser feita só por ele. A administradora do condomínio (caso haja alguma), o subsíndico e até mesmo moradores podem ajudar no desenvolvimento dessa documentação.

Como fazer a prestação de contas de condomínio

Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que exige preparação. São diversos os documentos que devem ser reunidos e contabilizados. E, se você é síndico de primeira viagem, é possível que esteja perdido no meio dessa papelada toda. Por isso, decidimos explicar cada um desses documentos essenciais que devem ser entregues na hora da prestação de contas do condomínio:

1. Relatório do Orçamento

Deve-se revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.

2. Relatório de Receitas

O documento divide-se em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio.

3. Relatório de Despesas

Para facilitar o entendimento, faça uma divisão desse relatório em três contas:

1. Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos mensalmente;
2. Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;
3. Extras: obras ou consertos extraordinários.

É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.

4. Balancete

É o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas pode ser feita de forma mensal, através desse documento.

• Saldo do mês: é a diferença entre as receitas e despesas do mês vigente.
• Saldo atual: é o total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo mês atual.

5. Inadimplência

Divulgar as métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.

Quando o síndico deve prestar contas?

Essa é outra dúvida de muitos condôminos. A prestação de contas do condomínio normalmente deve ocorrer de maneira mensal, mas pode variar de acordo com a lei do condomínio, que pode, inclusive permitir que a prestação de contas seja realizada apenas durante a assembleia geral ou então durante situações extraordinárias, onde pode haver uma ação de prestação de contas do condomínio.

Planilha de prestação de contas de condomínio

Agora que você já conhece os documentos que precisam estar na sua prestação de contas, é essencial compreender como organizar essas informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta.

Online ou física, a pasta nada mais é que um arquivo onde se encontra todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio durante determinado ano.

É preciso esclarecer que, sendo um documento do condomínio, a pasta deve estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o conteúdo.

Para melhorar a organização do síndico, sugerimos que você utilize uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Dessa forma, a atualização de movimentações financeiras é mensal e você pode compartilhá-la com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível para todos os moradores.

Ao montar a pasta de prestação de contas, é interessante fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês. Desta forma, você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.

Prazo para prestação de contas de condomínio

Segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido – ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.

Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o síndico só deve prestar contas perante a assembleia como um todo. Independentemente da interpretação da legislação, o síndico deve prezar pela transparência e permitir ao menos o acesso dos moradores à pasta de prestação de contas.

A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.

O ideal é que se utilize o início do ano, o período de janeiro a março, para realizar a AGO. Entretanto, cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio.

Se o síndico não convocar uma assembleia de condomínio para apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de um quarto dos condôminos, conforme prevê o Art. 1.350.

Uma dúvida recorrente é: qual o prazo para exigir a prestação de contas de síndicos anteriores? Se apresentação anual não for feita, o prazo de prescrição da prestação de contas em condomínio é de três anos, conforme explica o Art. 206 § 3o.

Como apresentar a prestação de contas do condomínio?

Por mais que você tenha todas as informações documentadas e completas, se não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.

Aqui estão algumas dicas para a prestação de contas em condomínio:

1. Prepare-se antes do dia da reunião

Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.

2. Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos

A prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão conseguir lembrar tudo o que foi citado. Portanto, elabore um material para acompanhar a sua apresentação. Além disso, planilhas de gastos e outros assuntos podem ser incluídos nesse material.

3. Prepare uma apresentação visualmente estimulante

Nada de tédio e textões! Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam complementares – e não repetidos.

4. Divida tudo em categorias

Para evitar o amontoamento de informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.

Glossário de termos contábeis para prestação de contas

Para ajudar os diversos síndicos de primeira viagem Brasil à fora, preparamos uma relação com os principais termos contábeis que você precisa conhecer para realizar uma prestação de contas em condomínio de qualidade. 

Confira:

1. Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio, são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda que existir.
2. Despesas: é tudo o que o condomínio gastou, desde o pagamento dos funcionários, manutenção das áreas comuns, até aqueles custos extraordinários que não estavam previstos no orçamento inicial do condomínio.
3. Resultado do exercício: total das receitas menos o total das despesas ocorridas durante aquela gestão.
4. Resultado corrente: é o total das receitas menos o total das despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano.
5. Resultado transitado: são os valores vindos do ano anterior, ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício anterior.
6. Resultado a transitar: são os valores do ano em questão mais o resultado transitado. Este resultado será distribuído pelo saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.

Qual o papel do Conselho Fiscal na prestação de contas do condomínio?

O conselho fiscal do condomínio, formado por parte dos membros da diretoria, é responsável por averiguar todos os gastos feitos ao longo do ano. É ele que orienta sobre todo o recurso utilizado. Normalmente, o conselho faz uma reunião mensal para avaliar a pasta juntamente com o síndico.

É fundamental esclarecer que o papel do Conselho é apenas para assessorar o síndico ao longo do ano. A prestação de contas é voltada aos condôminos.

Principais motivos de ações processuais contra síndicos

O síndico possui responsabilidade civil e criminal. Portanto, algumas situações podem fazer com que ele sofra ações processuais:

1. Crimes contra a honra (como em casos de calúnia, difamação e injúria);
2. Em caso de prejuízos aos moradores ou a terceiros;
3. Deixar de cobrar as unidades inadimplentes;
4. Apropriação indébita de fundos do condomínio e da previdência social dos funcionários;
5. Expor ou cobrar os inadimplentes de maneira vexatórias (danos morais);
6. Fazer obras sem ter a autorização da assembleia, quando exigidas;
7. Em casos de acidentes com colaboradores durante o expediente;
8. Negligenciar a manutenção do condomínio e seus equipamentos;
9. Omissão (deixar de cumprir com as suas obrigações).

O que é responsabilidade civil do condomínio?

O condomínio possui responsabilidade civil em caso de danos corporais ou materiais causados a moradores e visitantes, que aconteçam nas áreas comuns do condomínio, em decorrência da sua existência, uso e conservação.

Além disso, o artigo 938 do Código Civil de 2002 estabelece que o indivíduo que habitar prédio, ou parte dele, responde pelo dano proveniente das coisas que dele caírem ou forem lançadas em lugar indevido. No entanto, quando não é possível identificar o autor do ato ou a unidade, o condomínio será o responsável pelo dano ocorrido à terceiro, tendo a obrigação de repará-lo.

Em caso de furto ou dano na garagem, o condomínio só será responsável se a obrigação de indenização estiver estipulada na convenção ou, ainda, se em assembleia for decidido que o edifício conta especificamente com serviço de proteção e vigilância veicular. Outra hipótese é a evidência de negligência e dolo dos empregados do condomínio.

No caso de furto nas unidades, o condomínio só será responsabilizado se existir envolvimento concreto de algum funcionário, direta ou indiretamente.