Como manter uma gestão eficiente e com transparência

A administração de condomínio requer cuidados especiais para que se consiga oferecer uma gestão eficiente e com transparência

Para tanto, é fundamental que o síndico possua estrutura adequada para realizar seu trabalho, delegando tarefas e descentralizando as funções quando isso for possível.

Algumas dicas podem ser úteis quando se trata de evitar contratempos com condôminos e prestadores de serviço, além de otimizar os processos internos do prédio. Afinal, ser síndico deve ser tarefa séria, sem necessariamente afligir os responsáveis, que devem estar bem assessorados e contar com a contribuição de todos para o bom convívio no condomínio.

Acesso aos documentos

Todo condômino deve ter direito de conhecer os procedimentos financeiros realizados com o dinheiro das taxas condominiais, estejam esses dados em poder do síndico, da administradora ou de um contador. Um bom momento para fornecer prestação de contas é durante a reunião ordinária anual.

De forma sintética e clara podem ser colocadas as receitas e despesas do ano, ressalvando situações atípicas e momentos nos quais adaptações precisaram ser feitas. A situação da conta bancária do condomínio também merece ser tratada com transparência para evitar acusações de fraude.

Veículos de comunicação públicos

O síndico necessita estar em constante contato com os condôminos para repassar informações relevantes e propor novas ações internas quando necessário. Para tanto, deve utilizar os meios disponíveis. Entre eles estão circulares, jornais internos e caixas de sugestões, além de um e-mail para contato em caso de dúvidas.

Esses contatos oficiais não excluem a eventual necessidade de um encontro pessoal com o condômino que possua questão mais delicada a ser tratada. Organizar assembleias extraordinárias pode também ser necessário quando uma ação emergencial depender da aprovação de todos. 

Revisão de contratos

Quando um novo síndico assume o posto, é útil que faça um exame detalhado das finanças do condomínio. Assim, poderá saber o que lhe cabe de responsabilidades e o que há para ser resolvido em termos de pendências da administração anterior.

Os contratos devem ser revisados para que questões como prazos de renovação, vigência, valores, partes envolvidas, datas de pagamentos, multas e juros sejam do conhecimento do gestor e não gerem contratempos financeiros no futuro.

Tarefas partilhadas

Todo síndico trabalha em equipe e deve contar com a experiência dos profissionais que o cercam em um condomínio para conduzir seu trabalho de forma justa e colaborativa.

Atender à convenção e ao regimento interno, além de dominar as questões legislativas vigentes, gera horas de trabalho árduo e se torna menos custoso quando todos participam de forma a trazer alguma colaboração.

Os condôminos podem oferecer ajuda apontando problemas e soluções viáveis, assim como os funcionários mais antigos que têm uma visão mais abrangente que podem auxiliar no compartilhamento de informações de grande relevância para todos os condôminos. 

Ferramentas de Gestão para administração de condomínio

Contar com o apoio da tecnologia se tornou indispensável para realizar uma gestão condominial com transparência e produtividade.

Assim, não só a gestão financeira se torna mais clara, como a comunicação entre síndico, funcionários e moradores passa a contar com formas ágeis de contato e resolução de problemas.

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