Cargos na administração de um condomínio

SÍNDICO, SUBSÍNDICO, CONSELHO FISCAL, CONSELHO CONSULTIVO, ADMINISTRADORA E ZELADOR – a estrutura abaixo foi montado com base nas disposições da Lei e da Convenção de Condomínio, e também foram utilizados guias sobre administração condominial. Acreditamos que a leitura deste material irá facilitar a compreensão de todos sobre o funcionamento do dia a dia condominial

COMPETE AO SÍNDICO

a. -Representar ativa ou passivamente o Condomínio, em Juízo ou fora dele e praticar todos os atos em defesa dos interesses comuns. EXEMPLO: Quando é necessário acionar um condômino judicialmente para cobrança de cotas condominiais em atraso, o Síndico (e somente ele) é quem deve assinar a procuração ao advogado que representará o condomínio;

b. -Acompanhar, superintender e fiscalizar as atividades de firmas prestadora de serviços e administradora. EXEMPLO: O síndico é quem mantém contato direto com a administradora, ordenando providências, autorizando pagamentos, solicitando orientações, etc;

c. -Exercer a administração interna do prédio, distribuindo serviços aos funcionários, através do zelador. EXEMPLO: O síndico é o superior imediato do zelador, que por sua vez é o superior dos demais funcionários. Desta forma, o zelador deve supervisionar os serviços de portaria e faxina, levando ao conhecimento do síndico eventuais problemas e ocorrências;

d. -Selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, EXEMPLO: A competência para a admissão (ou demissão) de um funcionário é do Síndico, já que na linha hierárquica é ao Síndico que os mesmos se subordinam;

e. -OBSERVAÇÃO SOBRE SISTEMA TERCEIRIZADO: Quando o condomínio possui mão de obra terceirizada, o zelador e o Síndico não devem passar ordens diretamente aos funcionários da empresa de terceirização, pois se assim o fizerem haverá possibilidade de ser caracterizada a subordinação e, consequentemente, o vínculo trabalhista destes funcionários com o condomínio. O procedimento correto é passar as instruções e rotinas que o condomínio possui para a empresa, e esta orientará seus funcionários;

f. -Aplicar as multas e advertências estabelecidas na Lei, na Convenção ou no Regulamento Interno; EXEMPLO: Por se tratar de uma comunidade, todo morador de condomínio deve se sujeitar a algumas regras. Quando estas regras são infringidas, a infração deve ser levada ao conhecimento do Síndico, para que este tome as providências (advertência ou multa). Como raramente os Síndicos permanecem no edifício;

g. -Prestar contas na assembleia; 

h. -Convocar assembleia geral ordinária e extraordinária; EXEMPLO: Salvo em alguns casos específicos, previstos na Convenção de Condomínio, é o Síndico quem convoca as Assembleias e determina na Ordem do Dia da mesma. 

RESUMINDO: O síndico atua como uma espécie de Diretor Geral, sendo o responsável por todos os atos de administração e pela representação legal do Condomínio.

COMPETE AO SUBSÍNDICO

O subsíndico é a pessoa que junto ao síndico gerencia os interesses do condomínio e que deve ser morador do prédio. É eleito separadamente na forma prevista em convenção, por até dois anos, com direito à reeleição. Sua principal atribuição é substituir o síndico em suas faltas e impedimentos e ajudar em funções que forem dadas pelo síndico.

COMPETE AO CONSELHO FISCAL

Examinar as contas do Condomínio e emitir parecer. EXEMPLO: O Conselho Fiscal examina mensalmente a pasta de prestação de contas, contendo a documentação das despesas e receitas do condomínio. Logicamente a pasta é aberta a qualquer condômino, mas por uma questão de praticidade, os condôminos, ao elegerem o Conselho Fiscal, “nomeiam” os mesmos para verificar as contas. Assim, quando da Assembleia Geral, o Conselho recomenda (ou não) a aprovação das contas, que é de competência privativa da Assembleia;

RESUMINDO: O Conselho Fiscal funciona como um órgão de fiscalização da gestão do Síndico, com a análise das contas mensais e anuais.

COMPETE AO CONSELHO CONSULTIVO

Não é todo estatuto que diz sobre o Conselho Consultivo, que tem como finalidade de emitir parecer sobre assuntos do Condomínio, quando solicitado pelo Síndico ou por qualquer Condômino interessado. EXEMPLO: O Conselho Consultivo, como o próprio nome diz (“Conselho Consultivo”) funciona também como um órgão de assessoramento e consulta do síndico, quando necessário e solicitado por este último, para assuntos do condomínio.

RESUMINDO: O Conselho Consultivo funciona como um órgão de apoio ao Síndico, com ideias e conselhos.

COMPETE A ADMINISTRADORA 

a. Contratar, admitir e demitir os empregados, após autorização do Síndico. EXEMPLO: Na contratação de um funcionário, a administradora faz a pré-seleção e envia os candidatos para aprovação do síndico. Além disso, a administradora efetua o registro em carteira, solicita os documentos do funcionário, levantamento de seus dados cadastrais, etc. Da mesma forma, no caso de rescisão, a administradora calcula as verbas, comparece no Sindicato para homologação e efetua a rescisão;

b. Processar as folhas de pagamento dos funcionários. EXEMPLO: Todas as rotinas trabalhistas são efetuadas pela administradora: Cálculo da folha de pagamento, impressão das guias de encargos, controle do vencimento das férias, pagamento de 13o salário, emissão de DIRF, CAGED, RAIS, enfim, cumprimento de todas as obrigações burocráticas;

c. Enviar carta de cobrança a condôminos inadimplentes e indicação de advogado para ação de cobrança. EXEMPLO: A administradora tem o controle de quem pagou (e quem não pagou) as cotas condominiais, e envia aos devedores cartas de cobrança periodicamente. Caso não haja pagamento amigável, a administradora envia procuração ao Síndico, que a assina a favor do advogado que deverá ingressar com a ação de cobrança;

d. Manter, em boa ordem, a escrituração, contabilidade e arquivo dos papéis e documentos relativo à arrecadação e aplicação das contribuições do condomínio. EXEMPLO: A administradora mantém arquivados os documentos originais de Departamento De Pessoal, protocolo de entrega de atas e editais, contratos, atestados, e outros;

e. Remeter, mensalmente, aos condôminos, os boletos de condomínio os demonstrativos de receitas e despesas;

f. Apresentar anualmente na Assembleia Geral Ordinária, a Previsão Orçamentária;

g. Cumprir as deliberações da Assembleia geral;

h. Recolher aos cofres públicos, pontualmente, todos os tributos que incidam sobre o Edifício, e que sejam de responsabilidade do condomínio;

i. Assessorar o Síndico em dúvidas, consultas, etc. sobre o dia a dia do condomínio. EXEMPLO: O Síndico, tendo alguma dúvida, necessitando de uma orientação, recorre à administradora, que deve possuir o conhecimento técnico necessário para auxilia-lo.

j. Auxiliar na coleta de orçamentos de produtos e serviços. 

RESUMINDO: A administradora atua como assessora do Síndico, além de executar todas as tarefas burocráticas contábeis e jurídicas do condomínio.

COMPETE AO ZELADOR 

a. Transmitir as ordens emanadas dos seus superiores hierárquicos e fiscalizar o seu cumprimento;

b. Fiscalizar as áreas de uso comum dos condôminos ou inquilinos, verificar o funcionamento das instalações elétricas e hidráulicas do edifício, assim como os aparelhos de uso comum, além de zelar pelo sossego e pela observância da disciplina no edifício, de acordo com o seu regimento interno ou com as normas afixadas na portaria e nos corredores;

c. Acompanhar as empresas prestadoras de serviço (manutenção de elevadores, bombas, etc.);

d. Acompanhar as mudanças que chegarem ou saírem do edifício. EXEMPLO: Por este motivo é que o zelador deve ser avisado com antecedência sobre a mudança. É ele quem prepara o elevador, verifica se não há outra mudança agendada para o mesmo dia, etc;

e. Providenciar imediatamente a vinda de turmas de socorro das empresas de fornecimento de água, eletricidade, gás e telefone, em caso de defeitos que não possa ser sanado internamente;

f. Solicitar o comparecimento da polícia, em casos de necessidade;

g. Levar imediatamente ao conhecimento da administração qualquer falha por parte dos demais funcionários do edifício. EXEMPLO: Conforme esclarecido nas funções do Síndico (vide acima), incumbe ao zelador a supervisão dos demais funcionários, ressalvada a observação com relação à mão de obra terceirizada, conforme já exposto e que repetimos abaixo: g1)- OBSERVAÇÃO SOBRE SISTEMA TERCEIRIZADO: Quando o condomínio possui mão de obra terceirizada, o zelador e o Síndico não devem passar ordens diretamente aos funcionários da empresa terceirizadora, pois se assim o fizerem haverá possibilidade de ser caracterizada a subordinação e, consequentemente, o vínculo trabalhista destes funcionários com o condomínio. O procedimento correto é passar as instruções e rotinas que o condomínio possui para a empresa, e esta orientará seus funcionário; g2)- Cumprir as determinações do Síndico e as orientações da administradora.

RESUMINDO: O zelador atua como preposto do Síndico, competindo-lhe “tocar” o dia a dia do condomínio, ou seja:

Controlar as reservas de salão de festas, churrasqueiras, et;

Supervisionar ou até mesmo fazer a faxina e os serviços de portaria, tomando as providências necessárias para seu bom andamento;

Verificar o funcionamento dos equipamentos comuns (elevador, bombas, etc.);

Providenciar a limpeza e tratamento da piscina;

Fiscalizar se as normas do Regulamento Interno estão sendo cumpridas, e comunicar ao Síndico em caso de infração.

Efetuar os pequenos reparos (troca de lâmpadas, etc.);

Acionar as empresas prestadoras de serviço que mantém contrato com o condomínio quando um equipamento não estiver funcionando (interfones, bombas, etc.).

O zelador é funcionário do condomínio, e não dos moradores. Portanto, os moradores não devem requisita-lo para prestar serviços particulares.

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